E-Mail-Vorlage erstellen/bearbeiten

Diese Dokumentation dient dazu Ihnen aufzuzeigen, wie Sie die zu versendenden E-Mails für gewisse Aktionen erstellen und bearbeiten können.

Die Einstellungen zu den E-Mail-Vorlagen finden Sie unter („Admin > Erweitert > E-Mail-Vorlagen“).

Grundeinstellungen

• Aktiv: Steuert, ob die Vorlagen für einen Versand von Nachrichten verwendet wird oder nicht. Wenn zum Zeitpunkt des Versandes keine aktive Vorlage vorhanden ist, wird eine Standardnachricht versendet.
• Typ der E-Mail-Vorlage: Die Aktion, bei der der Versand einer Nachricht mit der von Ihnen konfigurierten Vorlage, eingeleitet wird. Bei der Auswahl des Types, werden die Eingabefelder bereits mit Standard-Übersetzungen befüllt, um aktiv geschaltene Vorlagen mit leeren Feldern zu vermeiden.
• Betreff der E-Mail: Legt den Betreff der E-Mail fest. Unterstützt keinen mehrzeiligen Text.

Aufbau der Vorlage

Der Inhalt einer E-Mail besteht aus vier Bausteinen, wovon die ersten drei Bausteinen erforderlich sind. Die Eingabefelder sind bei der Konfiguration in der Reihenfolge, wie sie in der E-Mail dargestellt werden, geordnet. (d.h. Basis-Textnachricht erscheint nach der Überschrift, Text der Schaltfläche nach Basis-Textnachricht usw.)

Bausteine in der Konfiguration

Anhand der Nummerierung wird hier ersichtlich, welcher Baustein mit welchem Absatz in der E-Mail verbunden ist. Die Eingabefelder erlauben mehrzeiligen Text, Übersetzungs-Variablen sowie Daten-Variablen. Übersetzungs-Variablen sind nicht zwingend, werden jedoch empfohlen, um die Korrespondenzsprache des Empfängers zu berücksichtigen.

Bausteine dargestellt

Nachrichten-Variablen

Die Nachrichten-Variablen können in allen Bausteinen verwendet werden. Beim Versand der Nachricht werden sie durch die entsprechenden Werte ersetzt.

Übersetzungs-Variablen [[...]]

Übersetzungs-Variablen werden mit „[[„ und „]]“ umfasst und ermöglichen den Versand mehrsprachiger Nachrichten. Als Inhalt muss der Schlüssel der Nachricht (konfigurierbar unter „Admin > Erweitert > Texte und Übersetzungen“) angegeben werden (z.B. [[app.emailTemplate.reportApprove.subject.default]],[[[app.emailTemplate.reportApprove.title.default]]).

Falls eigene Übersetzungen für jeweilige Typen von E-Mails angelegt werden, wird empfohlen, den gleichen Schlüsselnamen wie der Standard zu verwenden. Auf diese Art werden die Standard-Übersetzungen für den Schlüsselnamen durch die von Ihnen angelegten Übersetzungen abgelöst.

Als Sprache wird die Korrespondenzsprache des Empfängers verwendet.

Daten-Variablen {{...}}

Daten-Variablen werden mit „{{„ und „}}“ umfasst und werden verwendet um kontext-spezifische Daten in die Nachrichten einzufügen. Folgende Tabelle enthält alle vorhandenen Daten-Variablen. Die Daten-Variablen verwenden die Daten des Empfängers und können sowohl in den Bausteinen als auch direkt in den Übersetzungen verwendet werden.

Beispiel

Vorlagen-Anpassungen

Im Beispiel wird eine aktive Vorlage für den Typen „REPORT_APPROVE“ konfiguriert. Dadurch verwenden neu E-Mails, die bei einer Genehmigung einer Abrechnung versendet werden, die benutzerdefinierte Vorlage.

Übersetzungs-Anpassungen

Im Beispiel werden weiterhin die Standard-Übersetzungsschlüssel verwendet. Allerdings, wird z.B. eine Übersetzung mit gleichem Schlüsselnamen „app.emailTemplate.reportApprove.baseText.default„ angelegt, womit es den Standard überschreibt. Das Beispiel verwendet die Daten-Variable „firstName“ direkt in der Übersetzung, wobei es auch in der Nachrichtenanpassung der Vorlage möglich ist. Für den vierten Baustein wird ebenfalls eine Übersetzung angelegt für den Abschiedsgruss.

E-Mail dargestellt